Cel projektu

Celem było usprawnienie procesu obsługi zapytań o biura, zautomatyzowanie codziennych czynności zespołu sprzedaży i poprawa działania aplikacji mobilnej - tak, by użytkownicy dostawali informacje wtedy, kiedy ich potrzebują, a nie wtedy, kiedy ktoś je ręcznie wpisze.

Najważniejsze były trzy rzeczy:

• Czas reakcji - z minut do sekund
• Jakość odpowiedzi - trafne, bez duplikatów, szyte na miarę
• Uporządkowanie danych w trzech systemach: Hubspot, Nexudus i Netsuite

Wyzwania

Największym wyzwaniem była integracja trzech różnych systemów w jeden logiczny proces. Każdy z nich działał inaczej, a dane trzeba było zsynchronizować bez burzenia tego, co już funkcjonowało.

Do tego dochodziło automatyczne rozpoznawanie treści maili - zrozumienie, o co klient pyta, które biuro go interesuje i jakie są dostępności. Wszystko to musiało działać stabilnie, szybko i bezpiecznie. A w tle - ciągłe aktualizacje React Native, żeby aplikacja mobilna mogła być dalej rozwijana i publikowana w sklepach.

Rozwiązanie

Stworzyliśmy Hermesa - system automatyzujący obsługę zapytań i generowanie ofert. Działa w oparciu o Node.js, Docker i ChatGPT. Hermes łączy się z Hubspotem i Nexudusem, samodzielnie klasyfikuje maile, dobiera pasujące biura, sprawdza dostępność i wysyła gotowe propozycje.

Dodatkowo:

• aplikacja mobilna została zaktualizowana i wyposażona w powiadomienia push i Live Activities - użytkownik wie, że jego spotkanie się zaczyna albo że kończy się rezerwacja sali;
• system automatycznego importu faktur z Nexudusa do Netsuite porządkuje dokumenty finansowe w czasie rzeczywistym.

Rezultat

Czas odpowiedzi na zapytanie skrócił się do kilku sekund. Codzienne powtarzalne czynności przestały być problemem - Hermes zrobił je za pracowników.

Mobilna aplikacja zyskała funkcje, których naprawdę brakowało użytkownikom - nie nachalne, ale pomocne. Dzięki Live Activities użytkownicy wiedzą, co się dzieje z ich rezerwacjami, bez konieczności wchodzenia do aplikacji.

Wyniki i sukcesy projektu

Automatyzacja całego procesu ofertowania - od maila do gotowej oferty Integracja Hubspota, Nexudusa i Netsuite w jednym przepływie danych Wysoka satysfakcja użytkowników aplikacji mobilnej Stabilna platforma, która rośnie razem z firmą i nie boi się skali

To, co stworzyliśmy w tym projekcie - jak choćby sposób, w jaki AI dobiera idealne biuro dla klienta - z powodzeniem można przenieść do innych branż i firm.