Wyzwanie

Trudność nie polegała tylko na tym, że było dużo leadów.

Chodziło o to, że:

• Nie dało się szybko reagować. Nawet jeśli klient napisał rano, odpowiedź potrafiła przyjść dopiero wieczorem - a wtedy często było już za późno.
• Zespół tracił czas na powtarzalne czynności. Zamiast rozmawiać z potencjalnymi klientami, siedzieli nad skrzynką, kopiując te same informacje w różne miejsca i próbując nadążyć z odpowiedziami.
• Brakowało pełnych danych o klientach. Wiele zapytań zostawało bez kontekstu, bo nikt nie miał czasu dopytać o szczegóły.
• Konwersja była niższa, niż mogłaby być. Choć zainteresowanie było spore, zbyt mało osób przechodziło z etapu „pytanie” do etapu „umówiona prezentacja przestrzeni”.

Szukaliśmy czegoś, co przejmie te powtarzalne zadania - ale nie sprawi, że klient będzie miał wrażenie, że rozmawia z automatem.

Rozwiązanie

Zespół zdecydował się wdrożyć rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które automatyzuje obsługę leadów od pierwszego kontaktu aż do momentu umówienia spotkania.

Cały proces został rozbity na cztery proste etapy:

1. Zbieranie zapytań: każde zapytanie, niezależnie od tego, czy trafia przez email, czat na stronie czy formularz kontaktowy, natychmiast trafia do systemu. AI je rejestruje i przypisuje do odpowiedniego kanału komunikacji.
2. Dopasowanie oferty: system sam sprawdza dostępność przestrzeni w czasie rzeczywistym i dopasowuje propozycje do potrzeb klienta – bez konieczności angażowania człowieka. W przypadku braku idealnego dopasowania, system automatycznie oferował alternatywy – na przykład w pobliskich lokalizacjach lub o nieco innych parametrach.
3. Kwalifikacja i prowadzenie rozmowy: zamiast automatycznej wiadomości typu „skontaktujemy się wkrótce”, system sam zbiera potrzebne informacje: ilu biurek potrzeba, na jak długo, w jakiej lokalizacji. Odpowiada też na pytania klienta.
4. Zapisanie do kalendarza i CRM-u: jeśli klient jest zainteresowany – AI od razu umawia go na spotkanie, aktualizuje dane w CRM-ie i wysyła potwierdzenie.

System działa w tle z już istniejącymi narzędziami, więc nie trzeba było niczego przebudowywać. Wszystko odbyło się płynnie, bez rewolucji.

Efekty

Po kilku tygodniach od wdrożenia efekty były widoczne gołym okiem:

• Ponad 125 godzin miesięcznie odzyskanych przez zespół sprzedaży. To czas, który wcześniej szedł na ręczne odpowiadanie, przeklejanie informacji i sprawdzanie dostępności.
• 50% wzrost konwersji z zapytania do umówionej prezentacji przestrzeni. Klienci po prostu dostają szybciej to, czego potrzebują – i decydują się szybciej.
• 95% mniej ręcznych działań przy obsłudze leadów. Zespół w końcu może skupić się na rozmowach z osobami naprawdę zainteresowanymi.
• Lepsze dane w CRM-ie. Wszystkie zapytania są pełne, uporządkowane i gotowe do dalszej analizy.

Co więcej, system nie ignoruje leadów, które nie były gotowe od razu. Gdy pojawia się nowa dostępność albo zmiana, AI potrafi wrócić do tych osób i ponownie zaproponować rozwiązanie. Dlaczego to zadziałało? Automatyzacja w tym przypadku nie polegała na „wrzuceniu bota” i liczeniu, że coś się samo zadzieje. Cały proces został przemyślany tak, by technologia wspierała ludzi - nie ich zastępowała. System przejął rutynowe zadania: odpisywanie, umawianie, uzupełnianie systemów. Członkowie zespołu mogli wreszcie skupić się na rozmowie z tymi, którzy już przeszli pierwszy etap i realnie myślą o wynajmie przestrzeni.

To podejście pozwoliło zachować jakość kontaktu z klientem, przy jednoczesnym skalowaniu procesu.

Wnioski

Jeśli zespół sprzedaży pracuje coraz ciężej, ale efekty stoją w miejscu – to może nie chodzi o ludzi, tylko o proces.

Ta historia pokazuje, że automatyzacja nie musi oznaczać chłodnych, odhumanizowanych rozmów. Może być naturalnym przedłużeniem pracy zespołu – takim, które pozwala szybciej, sprawniej i skuteczniej przeprowadzić klienta przez proces sprzedażowy.

Najważniejsze? Nie trzeba zaczynać od zera ani zmieniać całej infrastruktury. Wystarczy dobra integracja, przemyślana strategia i... odrobina odwagi, żeby pozwolić technologii pomóc – zamiast z nią walczyć.